Digitalisering en print: factureren zonder zorgen voor Infomedics

Infomedics -bekend van de roze envelop- helpt zorgaanbieders door niet-zorginhoudelijke activiteiten, zoals het factureren en debiteurenbeheer, uit handen te nemen. Dit doen ze volgens het ‘first time right’ principe met als doel het realiseren van zorgeloze zorg. Toen Infomedics in 2018 Famed overnam, hebben ze de overstap gemaakt naar AddComm als hun klantcommunicatieleverancier. In dit interview vertellen managing director Fred Bloem, projectmanager Leendert-Jaap Maan en manager operations Chantal Ricke alles over de samenwerking.

Ontzorging bij fysieke en digitale klantcommunicatie

Voor de integratie van Famed en Infomedics, werkten Famed en AddComm al samen voor het fysiek en digitaal versturen van facturen. Infomedics werkte met een andere printleverancier. Managing Director Fred: “Na de overname zaten we met de situatie van twee leveranciers. We hebben diverse partijen benaderd, maar uiteindelijk gekozen voor AddComm. Zij boden de beste condities en konden het beste doen wat wij verwachten van een printhouse: ontzorging en ondersteuning bij het printen én het digitaal factureren. Die combinatie heeft er destijds voor gezorgd dat we voor AddComm hebben gekozen.”

Geautomatiseerd versturen van nota’s en aanmaningen

Wat de samenwerking precies inhoudt? Daar vertelt projectmanager Leendert-Jaap meer over: “Infomedics neemt het hele traject van nota’s versturen, herinneringen, aanmaningen en eventueel incasso’s uit handen voor zorgaanbieders. AddComm verzorgt in dit proces het printen, couverteren en sorteren van de fysieke facturen. Vervolgens bieden ze het aan bij onze postverzender PostNL. Maar ook de digitale stroom verloopt via AddComm. Het versturen van nota’s en aanmaningen doen we via e-mail met daarin een betaallink en een SMS ter verificatie. Het hele proces is geautomatiseerd. Wanneer een e-mail bounced, valt het systeem automatisch terug op fysieke post. Wij kunnen er volledig op vertrouwen dat deze fysieke post vanuit AddComm bij PostNL wordt aangeleverd.”

Meer grip op het postproces door het digitaliseren van retourpost

Het feit dat AddComm zowel printmanagement als digitaal factureren aanbiedt, was voor Infomedics één van de belangrijkste redenen om te kiezen voor AddComm. Maar ook de blik op de toekomst en het meedenken wordt door Infomedics zeer gewaardeerd. “Al sinds dag één verloopt de samenwerking met AddComm heel goed. In het begin moesten er nog wat ‘kinderziektes’ opgelost worden, maar door de korte communicatielijnen weten we elkaar altijd te vinden en issues snel op te lossen”, vertelt Manager Operations Chantal. “De bereidheid om dingen ad hoc te regelen en het partnership dat we hebben, maakt AddComm voor mij onderscheidend. We doen het echt samen. Als wij met een probleem komen, denken ze met ons mee en zijn ze bereid om alles aan de kant te gooien om voor ons iets op te pakken. Een van die dingen waarin AddComm meedenkt, is het digitaal verwerken van retourpost. Dagelijks komen er postzakken vol roze enveloppen bij ons retour. Met AddComm en PostNL draaien we nu een pilot om de inkomende post te digitaliseren. Zo hoeven we niet alle enveloppen meer fysiek open te maken en krijgen we meer grip op dit postproces.”

Persoonlijk partnership

Dat onderlinge partnership maakt de samenwerking ook voor Fred onderscheidend: ”Ik vind AddComm gewoon een hele prettige club. We zouden nooit zaken met hen doen als we geen vertrouwen zouden hebben dat ze onze volumes kunnen verwerken en bepaalde kwaliteitsstandaarden hanteren. Maar uiteindelijk kies je ook voor een leverancier, omdat het goed voelt. En het voelt goed bij de mensen van AddComm. Dat komt in mijn ogen vooral door het prettige persoonlijke contact en de afspraken die worden nagekomen. Het is fijn om geholpen te worden door een partij die je als belangrijke klant beschouwt en behandelt én goed op onze vragen reageert”, besluit Fred ons gesprek -waarop Chantal en Leendert-Jaap ook driftig ja-knikken-.

Eén partner voor het optimaliseren en onderbrengen van al jouw klantcommunicatie? Neem dan contact met ons op. Wij hebben overal een oplossing voor!